リファラル採用の成功と失敗-社内浸透のための効果的な社内告知方法とは?

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リファラル採用の成功と失敗

リファラル採用を行っていく上で、自社がリファラル採用を行っていることを社内浸透させる必要性はご存知だと思います。
ここでは、社内浸透のために行う「社内告知」に対して事前に準備すべきポイントや、失敗事例と成功事例、具体的な社内告知の方法をご紹介します。

社内告知の前に準備しておくべきポイント

リファラル採用は「友人や知人を紹介してください」と社内告知をすることですぐに始めることのできる手法です。しかし、それだけだと促進されず、リファラル採用が形骸化してしまう可能性は非常に高くなります。以下の準備ポイントを押さえて、リファラル採用を持続可能な仕組みにしていきましょう。

1.リファラル制度や社員へのルール制定

多くの企業がインセンティブ(社内報酬制度)のみを設計した上でリファラル採用をはじめていますが、リファラル採用を開始した多くの企業で制度が形骸化してしまい、社員紹介活動が促進されないという状況に陥ってしまっています。制度設計については、応募獲得時や入社定着時のインセンティブ、会食費支給の有無に加え、必要に応じて取引先やパートナー企業への声掛けルールや守秘義務などを制定します。リファラル採用における制度設計は、社内承認や法令遵守のためのリーガル調整、場合によっては労働組合との調整が必要になるケースもあり、想定以上に時間や手間をとられぬよう、TODOやスケジュールを整理しておくことがおすすめです。

2.運用フロー設計

社員が自然とおすすめしてくれるリファラル採用制度を運用するためには、単なる制度の認知施策としての「イントラネットでの掲載」や「会議での告知」を行うだけでなく、「どういう情報を」「誰を対象に」「誰から」「どうやって」伝えるかを検討する事が重要です。自社の状況に応じて、紹介フロー(社員の負担をどう減らし、紹介しやすくするか)や選考フロー(通常の選考フローと差別化するのか、紹介社員を選考に入れない仕組みをどう構築するか)なども同時に考える必要があります。「制度」「運用フロー」についての詳細な考え方を、こちらの資料内にてまとめておりますので、ご活用ください。 

制度・運用フローなどの仕組み化の考え方

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3.KGI・KPI設計

制度や運用フローを設計することでリファラル採用をスタートさせることは可能ですが、採用部門はより継続的なPDCAを回すためにも事前にKGI・KPIを設計しておくことが重要です。リファラル採用では紹介された方が応募してからの数字だけでなく、そもそも人事からの社内告知が社員一人一人に届いているのか、届いた上で何人に声を掛け、そこから何人が応募に繋がったかなど、「応募前」の数値を取得する仕組みを作った上で、KPIに設定することが重要です。

より詳細な事前準備に関する情報が必要な方は、ぜひこちらをご一読ください。

リファラル採用制度をつくる企業のための
KPI設計タスク整理やインセンティブ規定

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社内告知の失敗事例

リファラル採用の成功と失敗
リファラル採用制度の浸透を促すうえで、自然とおすすめしたくなる従業員体験を考えずに、目先の求職者獲得のために社内告知活動を行うと、かえって逆効果になってしまうケースもあります。ここでは、よくある失敗事例を気を付けたいポイントを列挙していきます。

1.社内告知の頻度が少なすぎる

そもそも『人間は忘れる動物である』という前提があります。記憶力で有名な理論である「エビングハウスの忘却曲線」によると、1時間後に覚えていられることは44%、1ヶ月後に覚えていられることはわずか21%と言われています。リファラル採用を会社がやっているという事実も、告知頻度が少なすぎると忘れ去られてしまう可能性が高くなります。

2.メールやチャット等のオンライン上の連絡に終始している

メールやSlackやチャットなど、オンラインのみでリファラル採用に関する連絡を行う場合も失敗に繋がりやすいです。単純にメールを見落とすこともありますし、文字だけでは温度感が伝わりづらく、実際に紹介活動を行うところまで落とし込むのは限界があります。

3.友人・知人紹介を依頼する旨の社内告知頻度が多すぎる

リファラル採用を促進するため、「是非友人に当社を紹介してください」というメッセージを社内告知することは大切ですが、人によっては「自分のミッション外の仕事を押し付けられた」と捉えるケースも少なくありません。紹介を依頼する旨の連絡が多すぎると、協力的な従業員が減ってしまう可能性があるため注意が必要です。

4.社内全体に対しての告知のみで社内浸透させようとしている

従業員全員に同じ情報を告知し続けても、自分に向けて発信しているとは感じにくいため、リファラル採用を成功させるために重要なファクターである「当事者意識」を生みづらいです。
例えば、開発部門の人員が不足しているときに「エンジニアの友人をご紹介ください」と社内全体に配信しても、営業部門の従業員の反応は薄くなることが予想されます。リファラル採用は通常業務に加えて行う場合がほとんどなので、誰かがやってくれると少しでも思われてしまうと、友人に声を掛ける優先度が落ちてしまいます。

社内告知の成功事例と具体的な手順

前述のポイントを踏まえた準備の上で、実際に社内告知に移っていきます。おすすめの進め方は以下の流れです。
まず、上位役職者(例:代表取締役など)から、リファラルを行う意義を含めた呼びかけのメッセージの発信を行います。その上で、人事担当者より、具体的な紹介フローや制度、募集求人の周知を行います。
それらの反応を踏まえ、継続的に新規求人や参加率などの活動状況、気軽なイベント情報やランキング情報、入社事例の共有など、紹介の促進のための配信を行っていきます。
具体的なポイントについて、下記に成功事例をご紹介しますので、ぜひご活用ください。

1.データを元に適切な頻度で社内告知する

企業文化や規模によって「適切」な頻度は異なるため、一概に◯週間に1回といった解はありません。そのため、定量・定性データから自社に適した頻度を探ることが重要です。定量データの1つに、メール開封率やメール内URLクリック数があります。どれくらいの頻度で送ると開封率が上がるのか、下がるのかを押さえることが重要です。また、定性データとして従業員に直接ヒアリングすることも重要です。そこで「営業部は月末より月初の方がメールを見落とさない」等の情報を得ることができれば、頻度だけではなく時期の適正化も図れます。

2.メールやチャット等のオンライン告知+口頭や掲示物等のオフライン告知をする

メールやSlackやチャットといったオンラインでの告知に加えて、オフラインの口頭や掲示物でも告知することで確実に従業員のリファラル採用に対する認知度を上げることができます。口頭で告知する場合のポイントは、役職者を巻き込むことです。人事だけではなく、現場への影響力が強い役職者から各チームに落とし込みを行うことで紹介活動が活性化されやすくなります。実際、リファラル採用が文化として根付いている企業では当たり前のように総会や月例会議で役職者からリファラル採用のリマインドや進捗報告が為されています。
また、掲示物で告知する場合のポイントは、日常的に目に入る位置に掲示することです。コピー機やドアに掲示したり、社内サイネージに投影したり、社員食堂のメニュー表の横に掲示するケースもあります。

3.紹介を依頼する旨以外の情報を絡めて告知する

毎回同じように紹介を依頼する旨の告知ばかりではなく、「なぜリファラル採用に取り組んでいるのか」といった背景や、「自社の訴求ポイント」等の告知をしていくことが重要です。同じ情報ばかりでは従業員も飽きて聞き流してしまうため、角度を変えた情報を社内告知することで従業員の興味関心を集めることができます。メールの場合ですぐ出来るコツは、タイトルを毎回変えることです。
また、「自社の訴求ポイント」を言語して告知することで「確かに自社のここは良いとこだな」とリファラル採用の前提にある当事者意識や会社に対する愛着心を持つことにも繋がります。実際、福利厚生として結婚お祝い金があることをメールで社内告知した企業では開封率が10倍に増え、紹介数も倍近くまで増えたケースもあります。

4.当事者意識を生むために適切な範囲で配信する

リファラル採用において重要な「当事者意識」を生むため、社内全体に向けた告知だけではなく、従業員を部署や拠点等のセグメントに分けて、それぞれに合わせた告知をすることが重要です。例えば、急募ポジションがある部署のみに向けて告知を行うことで、積極的な協力を得やすくなります。同時に、人員が充足している部署を急かすこともないので不要なコミュニケーションを回避できます。
また、各社員や部署のメール開封率や紹介率等のデータが取れる場合は、告知メールを一度も開封していない層や、紹介活動を一度は行ったことがある層などにセグメント分けをして、それぞれに向けた告知を行うことで当事者意識が生まれやすくなります。

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MyReferは従業員がより簡単に楽しくリファラル採用活動を行うためのプラットフォームを展開しております。新卒採用、中途採用、アルバイト採用全領域で実績があり、500社を超える企業様に導入いただいております。
MyReferならば従業員個人単位でのメール開封有無や求人閲覧数・友人紹介数などの活動データが細かに分析できるため、状況に合わせた適切な社内告知のご提案を行うことができます。また、各企業様に専任のコンサルタントが就くため、独自の社内告知原稿案をご提供することも可能です。少しでも気になった採用担当者の皆様はお気軽にお問い合わせください。