シェアードサービスとBPOの違いとは？導入のメリットや流れを解説

目次

大手企業を中心に導入が進んでいるシェアードサービスですが、どういったものなのでしょうか？
本記事では、シェアードサービスの概要紹介から対象業務、メリットとデメリットについて、また、シェアードサービスの組織形態と、導入フローについてご紹介します。

シェアードサービスとは？

シェアードサービスとは、複数のグループ企業にある間接部門をひとつに集約することで業務効率化を図る施策や手法のことをいいます。

具体的には、グループ企業それぞれに設置されている、総務、人事、経理、情報システムなどの間接部門を集約することで業務の効率化やコスト削減を行う取り組みのことです。

シェアードサービスと類似用語の違い

シェアードサービスとシェアードサービスセンター（SSC）の違いとは

シェアードサービスセンター（SSC）とは、グループ企業それぞれの間接部門業務を集約的に請け負う専門組織（部門）のことをいいます。

シェアードサービスが施策や「手法」のことを意味しますが、シェアードサービスセンター（SSC）は「組織（部門）」のことを意味します。

シェアードサービスとBPOの違いとは

BPO（bussiness procese outsourcing）は、特定の業務を外部に委託することをいい、外部委託による社外リソースの確保とコスト削減が目的になります。BPOは業務の効率化を図ることができる点でシェアードサービスと共通しますが、BPOは「外注」、シェアードサービスでは「部門集約」というように、業務効率化を行う手法が異なります。

シェアードサービスの対象業務

シェアードサービスで集約する業務には、以下のようなものが含まれます。

人事

従業員の給与や賞与の計算、人事評価制度の企画や管理、従業員の採用や雇用の管理等、一般的な人事の対応業務のほとんどがシェアードサービスの対象業務になります。

経理

経理は各種の会計処理と債務管理がシェアードサービスの対象になりやすい業務です。ただし、管理会計や内部監査などは専門性が高く、シェアードサービスの導入率は低い傾向にあるようです。

総務

オフィスなどの施設管理から、PCやコピー機などの各種機器の管理、デスクやチェアなどのオフィス家具の管理など、がシェアードサービスの主な対象業務になります。

情報システム

従業員のPCやネットワーク、ハードウェアとソフトウェア、セキュリティの管理などがシェアードサービスの対象業務になるでしょう。
各グループ会社で事業内容が異なっても、情報システムの担当業務は大きく異なることは少なく、シェアードサービスで集約しやすい業務といえます。

シェアードサービスのメリット

シェアードサービスを導入すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。

業務効率化・コスト削減

シェアードサービスの最大のメリットが、業務の効率化とコストの削減です。
各グループ会社に同じような業務を行う部署が複数存在していると、それだけ多くの人員とコストが必要になります。しかしシェアードサービスで集約できれば、限られた従業員リソースの中で業務を完遂することができ、結果的にコスト削減につながるでしょう。さらに業務フローを標準化していけば、不要な業務を廃止していき更なる業務効率化とクオリティの担保に繋がっていきます。

業務品質の向上

同じような業務を行う部署がグループ内に点在していると、個々の従業員が持っているスキルやノウハウにバラツキが出てしまいます。しかしシェアードサービスを導入すれば、専門スキルを持った集団を一カ所に集約できるため、業務品質の向上に繋がると期待できます。

シェアードサービスのデメリット

シェアードサービス導入にはどのようなデメリットが想定できるでしょうか？

初期コストが高い

シェアードサービス最大のデメリットは、導入に関してコストと工数が多くかかることです。それぞれのグループ会社ごとに行っていた業務フローを洗い出し、統一化させなければならないため、完成までの一連のプロセスには多くの労力と時間がかかります。さらに導入に伴ってシステムの開発や改変をすることになれば、開発費や導入費用といった初期コストが多くかかってきます。

専門性の高い人材が各社にいなくなる

シェアードサービスを導入すると各部署の専門家が集約され、各グループ会社に専門家がいないことになります。すぐに相談できなくなることでイレギュラーな対応が難しくなったり、処理までのスピードが落ちるといったデメリットが考えられるでしょう。

シェアードサービスの組織形態

シェアードサービスを導入する際、子会社化する方法と、本社の一部門として設置する方法と、2つの組織形態が考えられます。

子会社化する

シェア―ドサービスを本社の部署に設置せず子会社化することで、本社とは異なる給与体系を導入することができ、人件費を削減することが可能となります。
デメリットとしては、新規の子会社を作るために多くの時間と費用がかかります。また、子会社へ出向する社員のモチベーションが低下することも考えられます。

本社の一部門として設置する

子会社の設立が必要なく、比較的にスムーズに導入をすることができることが最大のメリットです。大きな組織変更も必要なく従業員も対応しやすく導入時の混乱を避けることができます。
デメリットとしては、大きな変化が伴わないためこれまでの業務フローや慣習にとらわれやすく、業務の標準化などシェアードサービスの障害となる可能性があります。また本社の給与基準にあわせることになるため、人件費などのコストを抑えることは難しくなります。

シェアードサービスの導入フロー

シェアードサービスを導入するためには、以下のような流れで行うとよいでしょう。

導入計画を策定する

最初に、シェアードサービスを導入する目的や導入後に期待することを明確化します。そしてどの部門をシェアードサービスの対象にするか選定し、 子会社化するか本社に統合するかなど詳細について計画していきます。

既存業務フローの洗い出し

既存の業務をどのように行っているのか、業務量や人員数、具体的な業務内容を洗い出します。

業務を標準化する

既存の業務フローをもとに、業務の標準化を設計していきます。どのくらいの人員が必要なのか、必要なシステムなどはないか、見直しを行っていきます。必要に応じて、マニュアルや業務フローのガイドラインなどを作成するとよいでしょう。

業務を移管する

実際に業務移管を開始します。テスト運用を行い課題や要望に対応しながらよりよいシェアードサービスを実現していきましょう。

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